2026 Regional Co-Host Call: Frequently Asked Questions (FAQs)

Yes. Co-hosts are not required to use a venue they formally own. Partner-provided venues are acceptable, as long as the venue meets the convening criteria outlined in the call (including accessibility, inclusivity, and logistical suitability) and the partnership arrangement can be confirmed.

Yes. An organization may apply to co-host in multiple regions. If doing so, applicants should submit a separate application for each region, clearly addressing the regional context, partnerships, and logistical plans for that specific proposal. Each application will be reviewed independently, and an organization may be selected for all, one, or none of the regions they apply to.

Where possible, preference is given to locally anchored or regionally embedded co-hosts, and applications are often strongest when local partners are positioned as lead co-hosts, with international organizations playing a supporting role.

No. Organizations are welcome to propose hosting in any region where they have strong ecosystem connections and operational capacity, regardless of where they are headquartered. However, proposals should clearly demonstrate:
• Strong local or regional partnerships
• On-the-ground logistical and operational capacity
• Awareness of region-specific considerations (e.g. visa processes, accessibility, and local constraints)

Yes! It would be wonderful to have regional meetings held in local languages, in fact we encourage it. What matters is that outputs and learnings can be shared back with the wider network, for example, through an English summary or translated write-up.

No, these are related but not the same. In 2025, we held an international AGM in-person in Thailand with a virtual parallel component. In 2026, we are experimenting with another model that will have our community gathering regionally. We expect regional convenings to strengthen local networks, incubate collaborations, and generate insights that will feed into the global AGM. However, at the regional events, participants will not make any governance decisions about the network. All formal governance decisions (including committee reports and major policy adoption) will continue to occur only once per year at the global Annual General Meeting. In 2026, the AGM will be held fully virtually (in November 2026).

Co-hosts should shape the event to fit what’s most relevant locally. The event should connect to CSIDNet’s scope (infectious disease, climate change, software/tools), but it does not need to look the same in every region. Each event should generate some outputs or lessons learned that can be shared back into the network and brought into the virtual AGM.

That’s a great idea! There will indeed by at least another future round of working groups in 2027 so that definitely could be an opportunity to start building towards, but regional events are not required to produce formal proposals. If something strong emerges, we can make sure people know there will be another round of working groups, and regional meeting ideas could become future working group proposals.

At this stage, we do not yet have a fixed or indicative funding cap for each regional event. This is intentional. We want budget ranges and eligible costs to be shaped in conversation with shortlisted co-hosts, recognizing that costs, institutional contexts, and needs vary significantly by region. For that reason, the EOI does not request budget figures, and we hope this will not be a barrier to submitting an application.

Once EOIs are reviewed, the Events Committee will meet directly with shortlisted co-hosts and provide clearer guidance on funding parameters, eligible cost categories, and expectations at that stage.

CSIDNet is flexible on timing. Regional convenings will ideally take place anytime between April and October 2026. There is no fixed preference for when within this window the event is held, and timing can be shaped based on local context and planning needs.

There are two separate funding and management streams.

CSIDNet will provide a direct sub-grant to selected co-hosts to cover core event-related costs such as venue hire, conference packages, catering, and other local logistics. Co-hosts would be responsible for managing local vendors and payments related to the event itself.

Separately, CSIDNet will centrally manage its Inclusive Participation Fund. Individual participants may apply to this fund to support their attendance at a specific regional convening, including full or partial support for travel-related costs such as flights, accommodation, visas, and non-conference meals. CSIDNet will manage the review process and the disbursement or booking of these travel-related funds.

Sí. Los co-anfitriones no están obligados a utilizar un espacio que posean formalmente. Se aceptan espacios proporcionados por organizaciones socias, siempre que el lugar cumpla con los criterios de convocatoria establecidos en la llamada (incluida la accesibilidad, la inclusividad y la idoneidad logística) y que el acuerdo de colaboración pueda confirmarse.

Sí. Una organización puede postularse para co-anfitrionar en varias regiones. En ese caso, deberá presentar una solicitud separada para cada región, abordando claramente el contexto regional, las alianzas y los planes logísticos de cada propuesta específica. Cada solicitud se evaluará de forma independiente, y una organización puede ser seleccionada para todas, algunas o ninguna de las regiones a las que postule.

Siempre que sea posible, se da preferencia a co-anfitriones con un fuerte arraigo local o regional. Las solicitudes suelen ser más sólidas cuando los socios locales actúan como co-anfitriones principales y las organizaciones internacionales cumplen un rol de apoyo.

No. Las organizaciones pueden proponer la organización de un evento en cualquier región en la que tengan fuertes conexiones con el ecosistema local y capacidad operativa, independientemente de dónde esté su sede. No obstante, las propuestas deben demostrar claramente:

• Alianzas locales o regionales sólidas
• Capacidad logística y operativa sobre el terreno
• Conocimiento de las consideraciones específicas de la región (por ejemplo, procesos de visado, accesibilidad y limitaciones locales)

¡Sí! De hecho, alentamos que las reuniones regionales se realicen en idiomas locales. Lo importante es que los resultados y aprendizajes puedan compartirse con la red en general, por ejemplo, mediante un resumen en inglés o una traducción.

No, están relacionados, pero no son lo mismo. En 2025 celebramos una AGM internacional presencial en Tailandia, con un componente virtual paralelo. En 2026 estamos experimentando con un modelo diferente, en el que la comunidad se reunirá a nivel regional. Esperamos que los encuentros regionales fortalezcan las redes locales, fomenten colaboraciones y generen aprendizajes que alimenten la AGM global. Sin embargo, en los eventos regionales no se tomarán decisiones de gobernanza de la red. Todas las decisiones formales de gobernanza (incluidos los informes de comités y la adopción de políticas importantes) seguirán realizándose una vez al año en la Asamblea General Anual global. En 2026, la AGM se celebrará de manera completamente virtual (en noviembre de 2026).

Los co-anfitriones deben dar forma al evento según lo que sea más relevante a nivel local. El evento debe estar vinculado al ámbito de CSIDNet (enfermedades infecciosas, cambio climático, software/herramientas), pero no tiene que ser idéntico en todas las regiones. Cada evento debe generar algunos resultados o aprendizajes que puedan compartirse con la red e integrarse en la AGM virtual.

¡Es una muy buena idea! Habrá al menos otra ronda futura de grupos de trabajo en 2027, por lo que los eventos regionales podrían servir como un espacio para comenzar a construir propuestas en esa dirección. No obstante, los eventos regionales no están obligados a producir propuestas formales. Si surge algo sólido, nos aseguraremos de que las personas sepan que habrá otra ronda de grupos de trabajo y que las ideas surgidas en las reuniones regionales podrían convertirse en futuras propuestas.

En esta etapa, aún no contamos con un tope de financiamiento fijo o indicativo para cada evento regional. Esto es intencional. Queremos que los rangos presupuestarios y los costos elegibles se definan en diálogo con las organizaciones coanfitrionas preseleccionadas, reconociendo que los costos, los contextos institucionales y las necesidades varían significativamente entre regiones. Por esta razón, la EOI no solicita cifras presupuestarias, y esperamos que esto no represente una barrera para presentar la postulación.

Una vez revisadas las EOIs, el Comité de Eventos se reunirá directamente con las organizaciones coanfitrionas preseleccionadas y brindará orientaciones más concretas sobre los parámetros de financiamiento, las categorías de costos elegibles y las expectativas en esa etapa.

CSIDNet es flexible en cuanto a las fechas. Los encuentros regionales pueden celebrarse en cualquier momento entre abril y octubre. No existe una preferencia fija dentro de este período, y el calendario puede definirse en función del contexto local y de las necesidades de planificación.

Existen dos líneas separadas de financiación y gestión.

CSIDNet proporcionará una sub-subvención directa a los coanfitriones seleccionados para cubrir los costos principales relacionados con el evento, como el alquiler del espacio, paquetes de conferencia, catering y otros aspectos logísticos locales. Los coanfitriones serán responsables de gestionar a los proveedores locales y los pagos relacionados con el evento.

De forma separada, CSIDNet gestionará de manera centralizada su Fondo de Participación Inclusiva. Las personas podrán postularse a este fondo para recibir apoyo para asistir a un encuentro regional específico, lo que puede incluir apoyo total o parcial para costos de viaje como vuelos, alojamiento, visados y comidas no incluidas en la conferencia. CSIDNet gestionará el proceso de revisión y el desembolso o la reserva de estos apoyos de viaje.

Oui. Les co-hôtes ne sont pas tenus d’utiliser un lieu dont ils sont formellement propriétaires. Les lieux fournis par des organisations partenaires sont acceptables, à condition qu’ils répondent aux critères de la convocation (notamment en matière d’accessibilité, d’inclusivité et d’adéquation logistique) et que le partenariat puisse être confirmé.

Oui. Une organisation peut candidater pour co-organiser des événements dans plusieurs régions. Dans ce cas, elle doit soumettre une candidature distincte pour chaque région, en décrivant clairement le contexte régional, les partenariats et les plans logistiques propres à chaque proposition. Chaque candidature sera évaluée indépendamment, et une organisation peut être sélectionnée pour toutes, certaines ou aucune des régions pour lesquelles elle postule.

Dans la mesure du possible, la priorité est donnée aux co-hôtes ancrés localement ou régionalement. Les candidatures sont généralement plus solides lorsque les partenaires locaux sont positionnés comme co-hôtes principaux, les organisations internationales jouant un rôle de soutien.

Non. Les organisations peuvent proposer d’accueillir un événement dans toute région où elles disposent de solides connexions avec l’écosystème local et d’une capacité opérationnelle suffisante, indépendamment de leur lieu de siège. Toutefois, les propositions doivent démontrer clairement :

• Des partenariats locaux ou régionaux solides
• Une capacité logistique et opérationnelle sur le terrain
• Une connaissance des spécificités régionales (par exemple les procédures de visa, l’accessibilité et les contraintes locales)

Oui ! Nous encourageons même vivement l’organisation de réunions régionales dans des langues locales. L’essentiel est que les résultats et les enseignements puissent être partagés avec l’ensemble du réseau, par exemple sous la forme d’un résumé en anglais ou d’un document traduit.

Non, ils sont liés mais distincts. En 2025, nous avons organisé une AGM internationale en présentiel en Thaïlande, avec un volet virtuel parallèle. En 2026, nous expérimentons un modèle différent, dans lequel la communauté se réunira au niveau régional. Nous espérons que les rencontres régionales renforceront les réseaux locaux, favoriseront les collaborations et produiront des enseignements qui alimenteront l’AGM mondiale. Toutefois, aucune décision de gouvernance du réseau ne sera prise lors des événements régionaux. Toutes les décisions formelles de gouvernance (y compris les rapports des comités et l’adoption de politiques majeures) continueront d’avoir lieu une fois par an lors de l’Assemblée générale annuelle mondiale. En 2026, l’AGM se tiendra entièrement en ligne (en novembre 2026).

Les co-hôtes doivent façonner l’événement en fonction de ce qui est le plus pertinent localement. L’événement doit s’inscrire dans le champ d’action de CSIDNet (maladies infectieuses, changement climatique, logiciels/outils), mais il n’a pas besoin d’être identique dans toutes les régions. Chaque événement devrait produire des résultats ou des enseignements pouvant être partagés avec le réseau et intégrés à l’AGM virtuelle.

C’est une excellente idée ! Il y aura au moins une autre future vague de groupes de travail en 2027, ce qui pourrait constituer une opportunité à préparer. Cependant, les événements régionaux ne sont pas tenus de produire des propositions formelles. Si une initiative solide émerge, nous veillerons à ce que les participant·e·s sachent qu’une nouvelle vague de groupes de travail aura lieu, et que les idées issues des réunions régionales pourraient devenir de futures propositions.

À ce stade, nous n’avons pas encore défini de plafond de financement fixe ou indicatif pour chaque événement régional. Cela est intentionnel. Nous souhaitons que les fourchettes budgétaires et les coûts éligibles soient définis en dialogue avec les co-organisations présélectionnées, en reconnaissant que les coûts, les contextes institutionnels et les besoins varient considérablement selon les régions. Pour cette raison, l’EOI ne demande pas de montants budgétaires, et nous espérons que cela ne constituera pas un obstacle à la soumission d’une candidature.

Une fois les EOIs examinées, le Comité des événements rencontrera directement les co-organisations présélectionnées et fournira des orientations plus précises concernant les paramètres de financement, les catégories de coûts éligibles et les attentes à ce stade.

CSIDNet est flexible en matière de calendrier. Les rencontres régionales peuvent avoir lieu à tout moment entre avril et octobre. Il n’y a pas de préférence fixe au sein de cette période, et le calendrier peut être défini en fonction du contexte local et des besoins de planification.

Il existe deux circuits distincts de financement et de gestion.

CSIDNet accordera une sous-subvention directe aux co-organisateurs sélectionnés afin de couvrir les coûts principaux liés à l’événement, tels que la location du lieu, les forfaits de conférence, la restauration et d’autres aspects logistiques locaux. Les co-organisateurs seront responsables de la gestion des prestataires locaux et des paiements liés à l’événement.

Par ailleurs, CSIDNet gérera de manière centralisée son Fonds de participation inclusive. Les personnes pourront demander un soutien pour assister à une rencontre régionale spécifique, pouvant inclure un financement total ou partiel des frais de déplacement tels que les vols, l’hébergement, les visas et les repas hors conférence. CSIDNet assurera l’examen des demandes ainsi que le décaissement ou la réservation de ces soutiens liés aux déplacements.